Gestionnaire administratif(ve) du pôle formation doctorale à la DRI
A propos de nous
L’université de Caen Normandie (UNICAEN) est un acteur majeur et un moteur de développement de l’enseignement supérieur et de la recherche en Normandie. UNICAEN est membre de la communauté d’universités et d’établissements Normandie Université.
Pluridisciplinaire, elle accueille plus de 33 000 étudiants au sein de 12 composantes (UFR, écoles, instituts ). Elle propose des diplômes reconnus et contrôlés par l’État et transférables dans de nombreux pays européens grâce au système Licence-master-doctorat (LMD).
Afin de mener ces missions, elle s’appuie sur 2 700 professionnels, dont 1 600 personnels enseignants (1 060 enseignant.es-chercheur.ses et 540 enseignant.es) et 1 100 personnels des bibliothèques, ingénieur.es, administratif.ves, techniques, sociaux et de santé (BIATSS).
Mission proposée
Lieu de travail : DRI (Direction de la recherche et de l'innovation) – Campus 1 – Caen
Missions principales :
SECRETARIAT ADMINISTRATIF DES ECOLES DOCTORALES (ED)
Assister la direction des Ecoles Doctorales dans ses missions administratives
Préparer, organiser et assurer le suivi des différentes réunions et évènements des Ecoles Doctorales
Assurer la prise de notes lors des réunions, rédiger et transmettre des comptes-rendus, du courrier et des e-mails
Être l’interface entre les Ecoles Doctorales et les différents usagers (doctorants, enseignants chercheurs, directions de l’établissement, services de l’université, laboratoires de recherche, structures extérieures…)
Assurer le suivi financier des budgets annuels des Ecoles Doctorales
Mettre à jour des bases de données et la page internet de façon régulière
Effectuer le classement et l’archivage des dossiers
GESTION ADMINISTRATIVE DES ETUDIANTS INSCRITS EN THESE
Gérer les dossiers administratifs de chaque étudiant inscrit dans le diplôme de doctorat : inscriptions, rapports annuels règlementaires, missions, soutenances de thèse, délivrance du diplôme de doctorat etc.
Suivre les financements de thèse octroyés aux étudiants
Accueillir physiquement et téléphoniquement, informer et orienter les doctorants et les différents usagers
Veiller au respect des procédures et obligations réglementaires concernant le diplôme de doctorat
APPUI AUX MISSIONS TRANSVERSALES
Assurer la Continuité de service en cas d’absence de collègues ou de période de forte activité sur des missions transversales dédiées à l’ensemble des Ecoles Doctorales Normandes, telles que :
Répondre aux diverses des enquêtes ministérielles,
Être en appui de la gestion des formations doctorales
Mise à jour des pages internet
Notre profil idéal
Catégorie d'emploi : C
Compétences attendues :
Connaissances
Connaissance de la réglementation relative au doctorat
Connaissance du fonctionnement d’un établissement public du point de vue juridique, administratif et financier
Compétences opérationnelles
Capacité rédactionnelle
Maitrise des outils et logiciels courants de bureautique
Connaissance d’Apogée et SyGAL est un plus
Compétences comportementales
Sens de l’initiative et autonomie
Rigueur dans les méthodes de travail
Communication adaptée selon les interlocuteurs
Savoir travailler en équipe
Rigueur et sens des responsabilités
Disponibilité dans les périodes de forte activité
Gestion des priorités
Conditions de recrutement :
Poste à temps complet, ouvert uniquement aux contractuels (CDD)
Rémunération statutaire et appréciée en fonction de l’expérience professionnelle
A compétences égales, priorité aux travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l’obligation d’emploi.
Poste à pourvoir : En avril 2025, jusqu'en mars 2026.
Date limite de candidature : Avant le 24/03/2025