Gestionnaire administratif(ve) du pôle formation doctorale à la DRI
A propos de nous
L’université de Caen Normandie (UNICAEN) est un acteur majeur et un moteur de développement de l’enseignement supérieur et de la recherche en Normandie. UNICAEN est membre de la communauté d’universités et d’établissements Normandie Université.
Pluridisciplinaire, elle accueille plus de 33 000 étudiants au sein de 12 composantes (UFR, écoles, instituts ). Elle propose des diplômes reconnus et contrôlés par l’État et transférables dans de nombreux pays européens grâce au système Licence-master-doctorat (LMD). Ces formations conduisent à des diplômes de bac+2 à bac+8 et sont accessibles en formation initiale, continue et en alternance. L’université propose également une offre de formation professionnelle répondant à des besoins différents pour tous types de publics : des formations diplômantes, des formations spécifiques courtes, des formations sur mesure et des certifications.
Disposant d’un service 100% dédié à la formation continue et à l’apprentissage chargé d’accompagner au quotidien les composantes d’enseignement, le monde socio-économique et les partenaires institutionnels, UNICAEN est un acteur incontournable de la formation tout au long de la vie. Ambitieuse en recherche, elle abrite 41 unités de recherche, dont 21 labellisées par les grands organismes (CNRS, INRA, INSERM, CEA). Elle est dotée d’un service dédié à la valorisation et aux transferts de technologie ainsi que de cellules spécifiques pour le montage de projets nationaux, européens et internationaux.
Afin de mener ces missions, elle s’appuie sur 2 700 professionnels, dont 1 600 personnels enseignants (1 060 enseignant.es-chercheur.ses et 540 enseignant.es) et 1 100 personnels des bibliothèques, ingénieur.es, administratif.ves, techniques, sociaux et de santé (BIATSS).
Mission proposée
Activités principales du poste
SECRETARIAT ADMINISTRATIF DES ECOLES DOCTORALES (ED)
Assister la direction des Ecoles Doctorales dans ses missions administratives
Préparer, organiser et assurer le suivi des différentes réunions et évènements des Ecoles Doctorales
Assurer la prise de notes lors des réunions, rédiger et transmettre des comptes-rendus, du courrier et des e-mails
Être l’interface entre les Ecoles Doctorales et les différents usagers (doctorants, enseignants chercheurs, directions de l’établissement, services de l’université, laboratoires de recherche, structures extérieures…)
Assurer le suivi financier des budgets annuels des Ecoles Doctorales
Compléter des enquêtes
Mettre à jour des bases de données et la page internet de façon régulière
Effectuer le classement et l’archivage des dossiers
GESTION ADMINISTRATIVE DES ETUDIANTS INSCRITS EN THESE
Gérer les dossiers administratifs de chaque étudiant inscrit dans le diplôme de doctorat : inscriptions, rapports annuels règlementaires, missions, soutenances de thèse, délivrance du diplôme de doctorat…
Suivre les financements de thèse octroyés aux étudiants
Suivre le devenir professionnel des docteurs
Accueillir physiquement et téléphoniquement, informer et orienter les doctorants et les différents usagers
Veiller au respect des procédures et obligations réglementaires concernant le diplôme de doctorat
Assurer la Continuité de service en cas d’absence de collègues ou de période de forte activité
Conditions d’exercice
Déplacements régionaux et de sites ponctuels
Participations obligatoires :
Réunion de service de la Direction de la Recherche et de l’Innovation
Réunion du pôle formation doctorale
Remise des diplômes de doctorat annuelle
Selon ordre du jour et nécessité de service
Réunions d’informations auprès des Ecoles Doctorales, des Masters…
Réunions du Collège des Ecoles Doctorales
Groupe de travail
Ma thèse en 180 second
Qualité de vie au travail
Télétravail possible pour les postes pour lesquels le télétravail est ouvert
Régime ARTT très avantageux (54 jours)
Crèche associative
Formations à la prise de poste et formations tout au long de la vie professionnelle (Préparations aux concours…)
Subvention restauration collective (CROUS) ;
Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage) ou remboursement partiel des frais de transport en commun domicile- travail ;
Infrastructures sportives (SUAPS) et de restauration à disposition des personnels ;
Action sociale (prestations et aides aux personnels).
Conditions de recrutement
Poste de catégorie C (Adjoint technique de recherche et de formation)
Temps complet
Poste ouvert aux fonctionnaires par la voie de mutation ou détachement et aux contractuels
Rémunération statutaire
Poste à pourvoir : dès que possible
Date limite de candidature : Avant le 03/10/2024
Notre profil idéal
Connaissances
Connaissance de la réglementation relative au doctorat
Connaissance du fonctionnement d’un établissement public du point de vue juridique, administratif et financier ;
Compétences opérationnelles
Capacité rédactionnelle
Maitrise des outils et logiciels courants de bureautique
Connaissance d’Apogée et SyGAL est un plus
Compétences comportementales
Sens de l’initiative et autonomie
Rigueur dans les méthodes de travail
Communication adaptée selon les interlocuteurs
Savoir travailler en équipe
Rigueur et sens des responsabilités
Disponibilité dans les périodes de forte activité
Gestion des priorités
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