Chargé de mobilité internationale Erasmus + entrants et stages à l’international H/F

Au sein du Carré International et plus particulièrement au sein du pôle Programmes de mobilité internationale, vous accompagnez les étudiants dans leurs projets de mobilité internationale et contribuez à faire de leurs expériences à l’étranger une véritable opportunité d’avenir.

A ce titre, vous serez en charge de :

Gestion administrative de la mobilité d’études entrante Erasmus+ classique :

(Gérer les mobilités depuis la préparation de l’arrivée à UNICAEN jusqu’à la clôture de la mobilité et l’archivage du dossier).

• Accueillir, informer et orienter les étudiants entrants sur leur séjour d’études et les modalités de leur accueil (hébergement, préparation linguistique, programme d’études disciplinaires.) : accueil physique, renseignement par téléphone et courriers électroniques

• Préparer, concevoir et mettre à jour les documents de mobilité et tous les supports d’information

• Contrôler la conformité des pré-inscriptions des étudiants nominés par les universités partenaires, recueillir les pièces constitutives, transmettre les documents et notes d’information aux composantes

• Gérer les inscriptions et les paiements pour les prestations d’accueil :  hébergement (transmission des informations au gestionnaire hébergement), soutien linguistique

• Participer à l’organisation de la journée officielle d’accueil et préparer les dossiers pour l’Inscription administrative en lien avec le Pôle Accueil et Attractivité. Préparer les fichiers d’export Moveon /Pégase en lien avec QS Unisolution et la DSI.

• Suivre et contrôler l’élaboration des contrats pédagogiques en lien avec les enseignants responsables des échanges et les composantes

• Traiter et transmettre les attestations d’arrivée et de départ aux universités partenaires en début puis en fin de mobilité

• Gérer tous les contrats pédagogiques Erasmus+ dématérialisés (OLA : Approbation et contrôle en lien avec les composantes)

• Assurer la mise à jour des points de contacts en composante (bureau d’accueil des étudiants)

Gestion de la mobilité étudiante de stage (tous programmes) : 

(Gérer les mobilités depuis l’information sur les possibilités de financement jusqu’à la clôture de la mobilité et l’archivage du dossier).

• Accueillir et informer les étudiants sur les possibilités de mobilité de stage : accueil physique, renseignement par téléphone et courriers électroniques

• Organiser des réunions d’information et de promotion des programmes de mobilité de stage en lien avec les composantes

• Préparer, concevoir et mettre à jour les documents de mobilité de stage et tous les supports d’information (y compris les pages web du Carré International – rubriques Mobilité)

• Contrôler la conformité des dossiers de candidatures, recueillir les pièces constitutives et gérer la procédure de sélection relative aux différentes campagnes de stages

• Importer les dossiers des étudiants sortants sélectionnés dans MoveOn

• Assurer la gestion et le suivi administratif de la mobilité sortante de stage en fonction des spécificités de chaque programme de stage

• Participer aux réunions du consortium EU4EU

• Validation sur la plateforme régionale PASSMONDE des demandes d’aide financière

• Information relative aux tests et cours de langue dans la plate-forme EU ACADEMY (stages Erasmus+ uniquement)

• Procéder à l’alimentation de la Plate-forme Beneficiary Module (stages Erasmus+ uniquement)

• Assurer le suivi des rapports en ligne Beneficiary Module (stages Erasmus+ uniquement)

• Participer aux bilans semestriels et annuels des mobilités pour chacun des programmes gérés

Gestion de toute la procédure AMI pour les programmes de stage :

• Instruire les demandes des étudiants boursiers sur critères sociaux

• Etablir dans Moveon les listes des étudiants bénéficiaires de l’aide à la mobilité internationale en fonction des critères votés par la Commission des Relations Internationales et des différents programmes de mobilité.

• Rédiger les attestations individuelles pour le versement des aides par l’Agence Comptable

• Créer les allocations financières dans Moveon

• Participer à l’élaboration du bilan annuel en ligne sur le site ministériel ad hoc en lien avec la responsable du département