Secrétaire en gestion administrative à l’UFR des Sciences
A propos de nous
L’université de Caen Normandie (UNICAEN) est un acteur majeur et un moteur de développement de l’enseignement supérieur et de la recherche en Normandie. UNICAEN est membre de la communauté d’universités et d’établissements Normandie Université.
Pluridisciplinaire, elle accueille plus de 33 000 étudiants au sein de 12 composantes (UFR, écoles, instituts ). Elle propose des diplômes reconnus et contrôlés par l’État et transférables dans de nombreux pays européens grâce au système Licence-master-doctorat (LMD).
Afin de mener ces missions, elle s’appuie sur 2 700 professionnels, dont 1 600 personnels enseignants (1 060 enseignant.es-chercheur.ses et 540 enseignant.es) et 1 100 personnels des bibliothèques, ingénieur.es, administratif.ves, techniques, sociaux et de santé (BIATSS).
Mission proposée
Lieu de travail : UFR des Sciences – UR 7482 laboratoire MERSEA – Caen – Campus 1
L'UFR des Sciences est une communauté d'environ 250 enseignants, enseignants – chercheurs et chercheurs, accompagnée de 150 personnels administratifs et techniques (dont personnels affectés en laboratoire) au service d'environ 4 800 étudiants répartis du niveau licence au doctorat. L'UFR des Sciences s'appuie sur un potentiel scientifique de 20 Unités de Recherche, dont 13 en rattachement principal, reconnues nationalement et internationalement.
Le poste est à pourvoir auprès du Laboratoire « Marine Ecosystems and oRganisms reSEArch Lab » (MERSEA) en activité sur deux sites : le campus I et la station marine Luc sur mer (CREC). Cette unité de recherche de 50 personnes a pour ambition de suivre l’état de santé du milieu marin en étudiant les organismes marins du gène à l’écosystème.
Le laboratoire MERSEA est constitué de deux équipes de recherche à l’expertise scientifique reconnue, complémentaires dans leurs échelles de champs de recherches :
PHysiologie des espèces Aquatiques : REgulations des gènes aux organismes (PHARE)
Biodiversité et FOnctionnement des écoSystèmes côtiERs Anthropisés (FORSEAS)
Mission principale du poste :
Assister la direction de l’UR MERSEA
Activités principales :
Accueil (physique et téléphonique)
Gestion du courrier
Préparer les réunions de conseil et les animations: rédaction de courriers, des comptes rendus (conseil, réunions…), envoi des convocations
Assurer la diffusion et la mise à jour si besoin de l'ensemble des informations, procédures, règlement intérieur.
Contribuer à l'accueil des personnels permanents, contractuels et stagiaires (suivi des conventions de stage) – Référent RH et octopus
Gestion et informatisation de l'ensemble des ressources bibliographiques, mise à jour de HAL – Référent HAL
Gestion des indicateurs (mise en forme de rapports, de publications scientifiques, conférences, congrès, thèses…)
Gestion des archives du laboratoire- Référent Archives
Suivi et Mise à jour du site internet – Référent communication
Contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique :
Prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service
Gestion des badges et des clés
Traiter les demandes d'enlèvement du matériel informatique usagé (rédaction du PV d'enlèvement)
Suivre les demandes d'intervention auprès du service logistique
Assurer la continuité du service concernant l'activité financière en lien avec le gestionnaire financier (travail en binôme) du laboratoire et le service financier de l’UFR :
Gestion des ordres de mission sans frais
En l’absence du gestionnaire financier ou en cas de surcroît de travail, contribuer au traitement des commandes ou missions urgentes
Notre profil idéal
Catégorie d'emploi : C
Compétences attendues :
Connaissances
Anglais B2
Connaissance de l’environnement universitaire et administratif (fonctionnement général des instances, organisation d’une composante ou d’un laboratoire.)
Compétences opérationnelles
Accueillir, renseigner et servir les usagers
Communiquer à l’écrit et à l’oral
Appliquer des procédures
Travailler en équipe
Prioriser son activité, respecter les échéances
Rendre compte régulièrement de son activité, interroger si besoin
Savoir alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations
Savoir utiliser des logiciels bureautiques (suite Office, SIFAC) et des outils de communication
Compétences comportementales
Autonomie / Confiance en soi
Avoir le sens du service public
Sens de l'organisation et réactivité
Sens relationnel
Réactivité
Rigueur
Respect de la confidentialité des informations
Conditions de recrutement :
Poste ouvert :
Aux fonctionnaires de catégorie C
Aux non fonctionnaires par contrat à durée déterminée de 12 mois, à temps complet (renouvelable)
Rémunération statutaire et appréciée en fonction de l’expérience professionnelle
A compétences égales, priorité aux travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l’obligation d’emploi.
Poste à pourvoir : dès que possible
Date limite de candidature : Avant le 10/10/2025
L’envoi d’un CV et d’une lettre de motivation est obligatoire.