Responsable adjoint(e) en charge du pôle scolarité du portail BST à l’UFR des Sciences
A propos de nous
L’université de Caen Normandie (UNICAEN) est un acteur majeur et un moteur de développement de l’enseignement supérieur et de la recherche en Normandie. UNICAEN est membre de la communauté d’universités et d’établissements Normandie Université.
Pluridisciplinaire, elle accueille plus de 33 000 étudiants au sein de 12 composantes (UFR, écoles, instituts ). Elle propose des diplômes reconnus et contrôlés par l’État et transférables dans de nombreux pays européens grâce au système Licence-master-doctorat (LMD).
Afin de mener ces missions, elle s’appuie sur 2 700 professionnels, dont 1 600 personnels enseignants (1 060 enseignant.es-chercheur.ses et 540 enseignant.es) et 1 100 personnels des bibliothèques, ingénieur.es, administratif.ves, techniques, sociaux et de santé (BIATSS).
Mission proposée
Lieu de travail : UFR des Sciences – Pôle scolarité du portail BST – Campus 1 – Caen.
L'UFR des Sciences est une communauté d'environ 250 enseignants, enseignants – chercheurs et chercheurs, accompagnée de 150 personnels administratifs et techniques (dont personnels affectés en laboratoire) au service d'environ 4 800 étudiants répartis du niveau licence au doctorat. L'UFR des Sciences s'appuie sur un potentiel scientifique de 20 Unités de Recherche, dont 13 en rattachement principal, reconnues nationalement et internationalement. Il est offert aux étudiants de l'UFR la possibilité de découvrir le monde de la recherche au travers des stages ou des projets dès la licence.
Mission principale : Assurer la gestion et la supervision de proximité du service de la scolarité dédié au portail BST, encadrement du personnel affecté sur le site du campus 1 (5 agents).
Activités et tâches du poste :
Superviser, accompagner et organiser les missions assurées par les agents du service pour la gestion de la scolarité des étudiants inscrits, à savoir :
Gestion de la scolarité sur les logiciels dédiés (modélisation, notes etc.)
Suivi des inscriptions pédagogiques
Elaboration des plannings des enseignements : relations avec les équipes pédagogiques et les intervenants extérieurs pour la planification et les modifications d’emploi du temps
Gestion des examens : suivi des notes, édition des procès-verbaux pour la délibération des jurys et des relevés de notes
Traitement des demandes d’assistance (tickets Helpdesk)
Établir le calendrier des examens et superviser la mise en place des emplois du temps
Assurer la modélisation fine des maquettes d'enseignement, des modalités de contrôle des connaissances et suivre leurs modifications dans le respect du circuit de décision
Contrôler et clôturer les résultats d'examen : vérification des procès-verbaux et suivi des délibérations d’examens
En lien avec le / la responsable scolarité de l’UFR, veiller à l'application de la réglementation et prévenir les situations difficiles ou litigieuses
Assurer l'accompagnement des agents de scolarité du service et contribuer par son action à la qualité de vie au travail
Assurer un dialogue transparent avec sa hiérarchie et rendre compte des difficultés
Veiller à la bonne diffusion de l’information concernant le déroulement des enseignements (accueil, affichage, courriels, … ) dans le respect de la démarche Service Public +
Assurer une coordination et un soutien à la gestion des années gérées
Participer aux réunions de scolarité, à quelques conseils de perfectionnement ainsi qu’à diverses manifestations (dont la Cérémonie de Remise des diplômes)
Les activités sont menées en étroite relation et collaboration avec le pôle scolarité du campus 2.
Notre profil idéal
Une première expérience en management de service et / ou en gestion de scolarité est un critère de sélection déterminant pour ce occuper ce poste.
Vous êtes reconnu(e) pour votre capacité à évoluer dans un environnement exigeant et votre sens relationnel vous permet de gérer des situations sensibles.
Les compétences attendues :
Connaissances
Connaître le fonctionnement des EPSCP et la réglementation relative au cursus de l'étudiant dans le parcours LMD ; connaissance approfondie du fonctionnement et de l’organisation de l’université et de la composante
Compétences opérationnelles
Connaissances des applications dédiées au domaine de la scolarité, application des procédures et de la réglementation, savoir organiser, hiérarchiser et planifier le travail de son équipe ; proposer des améliorations pour fluidifier et optimiser le travail de l’équipe ; capacité à expliquer et à faire appliquer les règles
Compétences comportementales
Sens aigu de l'organisation et de l’anticipation notamment pour respecter les délais, savoir encadrer et manager une équipe, être à l’écoute, savoir rendre compte à sa hiérarchie avec loyauté et alerter en cas de difficultés, savoir coordonner des activités et être force de proposition. Prévenir et gérer les conflits. Savoir se positionner au sein de l’organisation
Conditions et contraintes d’exercice :
Disponibilité indispensable en période d'examen
Des déplacements sont à prévoir sur le campus 2
Conditions de recrutement :
Poste ouvert :
Aux fonctionnaires de catégorie B – Technicien
Aux non fonctionnaires par contrat à durée déterminée de 12 mois, à temps complet (renouvelable)
Rémunération statutaire et appréciée en fonction de l’expérience professionnelle
A compétences égales, priorité aux travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l’obligation d’emploi.
Poste à pourvoir : dès que possible
Date limite de candidature : Avant le 21/02/2026
L’envoi d’un CV et d’une lettre de motivation est obligatoire.