Secrétaire du département : Techniques de commercialisation à l’IUT Grand Ouest Normandie
A propos de nous
L’université de Caen Normandie (UNICAEN) est un acteur majeur et un moteur de développement de l’enseignement supérieur et de la recherche en Normandie. UNICAEN est membre de la communauté d’universités et d’établissements Normandie Université.
Pluridisciplinaire, elle accueille plus de 33 000 étudiants au sein de 12 composantes (UFR, écoles, instituts ). Elle propose des diplômes reconnus et contrôlés par l’État et transférables dans de nombreux pays européens grâce au système Licence-master-doctorat (LMD).
Afin de mener ces missions, elle s’appuie sur 2 700 professionnels, dont 1 600 personnels enseignants (1 060 enseignant.es-chercheur.ses et 540 enseignant.es) et 1 100 personnels des bibliothèques, ingénieur.es, administratif.ves, techniques, sociaux et de santé (BIATSS).
Mission proposée
Lieu de travail : IUT Grand Ouest Normandie – Site de Caen – Campus 2.
L’IUT Grand Ouest Normandie (GON) a été créée au 1er septembre 2019, il est composé des pôles d'Alençon, de Caen et de Cherbourg en Cotentin.
Le pôle de Caen de l’IUT GON regroupe 11 départements implantés sur 4 sites géographiques (Caen – campus 2, Ifs – campus 3, Lisieux, Vire) et dispose d’une offre de formation pluridisciplinaire (BUT et Licence professionnelle).
Un peu plus d’une soixantaine de personnels BIATSS et environ 160 enseignants et enseignants-chercheurs travaillent au sein du pôle de Caen de l’IUT GON, au sein duquel 2100 étudiants sont inscrits.
Positionnement hiérarchique : Sous l'autorité hiérarchique de la Responsable scolarité du Pôle de Caen de l'IUT Grand Ouest Normandie.
Missions principales :
En lien avec l’autre Secrétaire affectée pour le Département Techniques de commercialisation du site de Caen – campus 2 de l'IUT GON :
Gérer la scolarité des étudiants (en formation initiale et en formation en apprentissage) inscrits en BUT Techniques de commercialisation (400 étudiants environ)
Apporter un soutien en matière d’administration générale visant au bon fonctionnement du Département
Activités et tâches principales :
Gestion de la scolarité :
Accueil physique et téléphonique des étudiants et des enseignants titulaires et vacataires ainsi que des personnes extérieures au Département
Paramétrer sur Apogée les formations du Département (structures des enseignements, modalités de contrôle des connaissances notamment)
Saisir sur Apogée les inscriptions pédagogiques en début de semestre
Saisir sur Apogée les notes en fin de semestre, préparer les jurys et remettre les relevés de notes et attestations de réussite
Assurer la préparation aux examens (collecte des sujets), gérer les plannings de soutenances
Participer au traitement des candidatures des étudiants
Participer à la gestion des conventions de stage des étudiants sur PStage
Assister les responsables dans la diffusion des emplois du temps : saisir dans ADE les emplois du temps élaborés par les responsables pédagogiques et les modifications d’emplois du temps, informer les étudiants
Gérer et suivre les émargements des étudiants
Administration générale du Département :
Préparer, participer et rédiger : documents d’information, courriers, comptes rendus des conseils de départements
Classer et archiver les documents du département
En lien avec le service financier du pôle de Caen de l’IUT GON : passer les commandes du Département en établissant les bons de commande sur Sifac Web, assurer le suivi des livraisons, établir et assurer le suivi des ordres de mission des personnels du Département.
Notre profil idéal
Catégorie d'emploi : C
Compétences attendues :
Connaissances
Environnement professionnel
Techniques de communication
Techniques d’accueil téléphonique et physique
Techniques d’élaboration de documents
Compétences opérationnelles
Accueillir et prendre des messages
Accueillir les populations concernées
Enregistrer et classer les documents
Rédiger des rapports ou des documents
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Utiliser les outils bureautiques
Compétences comportementales
Sens de l’organisation
Réactivité
Sens relationnel
Conditions de recrutement :
Poste à temps complet, ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (CDD)
Rémunération statutaire et appréciée en fonction de l’expérience professionnelle
A compétences égales, priorité aux travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l’obligation d’emploi.
Poste à pourvoir : A compter du 01/09/2025.
Date limite de candidature : Avant le 16/06/2025